Assistant(e) Faculté et de département F/H

Mission

Au sein de la DGA Faculté et Recherche, vous assurez le support administratif et opérationnel aux enseignants, responsables de département et plus généralement à la Faculté dans son ensemble. Vous recueillez, traitez et facilitez la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement et à la qualité des activités du périmètre. Vous Informez et orientez dans leurs démarches les interlocuteurs internes.

Fonctions principales :

·       Apporter un soutien administratif et organisationnel, nécessaire aux différentes missions de la Faculté : réservations, ordres de missions, notes de frais, agenda, suivi des congés, saisir les CVs sur le logiciel dédié, préparation de supports de présentation, extractions, recherches et organisation d’informations et de données.

·       Effectuer des commandes (assurer le suivi des stocks de commandes de fournitures et plus globalement la gestion administrative quotidienne du service).

·       Organiser les réunions (invitation des participants, gestion de la logistique : réservation salle, rédaction des comptes rendus etc.) et les déplacements.

·       Apporter un appui à la coordination de cours dans les différentes tâches opérationnelles.

·       Gérer les syllabi (collecte, suivi, et accompagnement à la qualité des syllabi) et assurer un reporting de cette activité.

·       Organiser les visites et l’accueil des nouveaux enseignants-chercheurs, Accueillir et accompagner les intervenants extérieurs. Accueillir et apporter une aide logistique aux professionnels intervenant à titre gratuit.

·       Assurer un suivi et des reportings sur les différentes activités dont sont en charge les professeurs.

·       Soutien à l’organisation du recrutement : gérer la relation avec les candidats au poste d’enseignant chercheur et organiser les rendez-vous, gérer la logistique de la venue du candidat (transport, hébergement, repas), accompagner le candidat sur le campus lors de sa venue, gérer le remboursement des frais engagés par le candidat.