Assistant des Moyens Généraux H/F
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A propos de Nous
NEOMA Business School est une Ecole de premier rang international, dynamique et désireuse de dépasser constamment les frontières de la connaissance et de l’innovation. Nous recrutons régulièrement de nouveaux talents, souhaitant s’investir à nos côtés pour mener à bien notre mission : la formation et l’accompagnement des managers et entrepreneurs de demain.
Rejoignez-nous et devenez acteur dans la réalisation de notre mission de formation, évoluez dans un environnement international, adoptez un esprit de challenger et faites l’expérience d’une culture qui efface les frontières entre les communautés et tire parti de leur diversité. En effet, chez NEOMA, les personnalités, les parcours et les métiers sont variés (+ de 170 fonctions, 270 professeurs et 350 collaborateurs), 30 nationalités représentées parmi les collaborateurs, faisant de nos trois campus des environnements de travail résolument divers et multiculturels.
Votre mission, si vous l'acceptez
Au sein du service Moyens Généraux, vous êtes un appui administratif et organisationnel pour assister le responsable du service et l’équipe. Dans le cadre de vos fonctions vous aurez pour missions :
La gestion des fournisseurs et des prestataires
Gérer les commandes : réaliser le lancement des devis, les demandes d’achats, le suivi des commandes, les livraisons et la facturation
Suivre et gérer les contrats des prestataires et contrôler leur bonne exécution (reporting et planification des interventions)
Coordonner l’activité des prestataires externes et exploitants internes
Assurer le rôle de référent auprès des prestataires : gardiennage, ascensoriste, espaces verts, voyages, téléphonie, etc.
Assurer le lien entre le personnel et les prestataires pour les voyages et la téléphonie
La gestion des travaux et de la sécurité
Assurer le suivi des dossiers de sécurité (création via Yousign, diffusion et planification)
Planifier et suivre les vérifications réglementaires (ascenseurs, électricité, …) et la levée des non-conformités
Réaliser des tâches administratives (courriers, compte-rendu, tableau de bord, note de service…)
Assurer le suivi de l’avancée des dossiers, projets et travaux contrôler leur déclaration et clôture en relation avec les organismes extérieurs (partenaires, collectivités, CCI, pompiers…)
Réaliser la gestion documentaire (contrats, rapports, registre de sécurité, …)
Accompagner le responsable des Moyens Généraux dans le rappel du règlement et la règlementation en vigueur, actualiser de façon permanente les consignes validées par le chef d’établissement et / ou le responsable des Moyens Généraux, sensibiliser en permanence les utilisateurs à leurs obligations en matière de sécurité
Assurer la mise à jour des documents liés à la sécurité : listes SST, guide-files, serre-files, registre de sécurité/accessibilité, plan d’évacuation, etc.
Organiser des exercices d’instruction pour le personnel et les exercices d’évacuation, suivre et mettre à jour la formation des personnes désignées
Préparer les dossiers pour la commission de sécurité sous l’autorité du Responsable des Moyens généraux (levée des observations, suivi des interventions, …)
La gestion administrative
Réaliser le reporting des consommations électriques, gaz, eau et déchets
Assurer la mise à jour du listing du personnel
La Veille informationnelle
S’informer, se former, mettre en place la réglementation et les normes en vigueur
Le profil idéal, selon nous
Vous avez :
Un diplôme de niveau Bac + 2 minimum orientation administrative
Une très bonne maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint)
La maîtrise de l'anglais écrit et oral
Un sens du service et de la réactivité
Vous êtes :
Capable de travailler en équipe
Doté(e) d’un très bon relationnel et du sens du service
Rigoureux(se) et autonome
Poste à temps plein sur le Campus de Reims. A pourvoir dès que possible pour 3 mois.
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