Assistant(e) administratif(ve)

Au sein de l’équipe dédiée à la formation continue, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des activités administratives, logistiques et financières.

Vos missions incluent :

Organisation logistique :

• Réservation des hôtels, transports (trains, avions) pour les intervenants ou clients.

• Réservation des salles de formation et prestations annexes (traiteur, écharpes, eau, café…).

• Gestion des reprographies et demandes spécifiques des formateurs.

• Organisation des jurys et examens (convocations, logistique, édition des parchemins).

Suivi administratif et financier :

• Gestion des dossiers de financement (OPCO, CPF, autres organismes financeurs).

• Rédaction et suivi des documents contractuels : devis, contrats cadres, conventions de formation.

• Gestion des avenants et des paiements des intervenants.

• Suivi des paiements clients : facturation, relances, coordination avec le service comptabilité.

• Suivi des frais de déplacement.

Contribution aux processus qualité et amélioration continue :

• Suivi des indicateurs qualité définis par la certification Qualiopi.

• Participation à l’amélioration des process administratifs en conformité avec les obligations légales.

Appui aux équipes commerciales et coordination pédagogique :

• Assister l’équipe commerciale dans la gestion des demandes clients et prospects.

• Collaborer à la mise en place des formations : feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, supports.

• Aider à la préparation des propositions commerciales et au suivi des relances.

• Contribuer à l'amélioration des supports de communication (PowerPoint, Word, Excel).

Support administratif courant :

• Planification des réunions d’équipe et rédaction des comptes rendus.