Coordinateur(trice) Exams & Evaluations

Sous le pilotage du manager, le coordinateur organise et supervise l’activité au quotidien. Il veille au déroulement fluide et rigoureux des opérations et assure la continuité de l’activité en prenant le relais en cas d’absence d’un assistant. Référent métier, il garantit la qualité des opérations et contribue activement à l’amélioration continue.

Le coordinateur assure l’organisation, la coordination et le suivi des activités de son périmètre afin de garantir leur réalisation dans le respect des objectifs, des délais et des engagements. Il veille à la bonne circulation de l’information, mobilise les différents interlocuteurs et accompagne les assistants dans l’exécution de leurs missions. Il contribue également à l’anticipation des difficultés, à la mise en œuvre de solutions adaptées et à l’amélioration continue des pratiques et des processus.

 Missions principales

Organiser et planifier les activités

• Planifier les actions et gérer les priorités en fonction des contraintes, des urgences et des imprévus.

• Répartir, coordonner les différentes étapes de travail auprès des assistants, et assurer la continuité d’activité en reprenant le relai en cas d’absence inopinée.

• S’assurer de la disponibilité des informations et des ressources nécessaires, ainsi que de leur mise à jour.

Coordonner les interlocuteurs internes et externes

• Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe.

• Fluidifier les interactions et mobiliser les acteurs (internes et externes) autour d’objectifs et échéances partagés.

• Faciliter la collaboration et maintenir une communication claire et régulière.

• Assurer la formation et l’accompagnement des nouvelles recrues.

Suivre la réalisation des actions

• Suivre l’avancement des dossiers des assistants et relancer les interlocuteurs lorsque nécessaire.

• Anticiper les écarts et engager les actions correctives nécessaires pour garantir l’atteinte des objectifs et le respect des engagements et des délais.

• Identifier les difficultés et proposer des solutions adaptées sous contrôle du manager.

• Utiliser les outils de suivi afin de donner de la visibilité à son manager sur l’avancement et les risques.

Contribuer à l’amélioration continue

• Analyser les pratiques existantes et repérer les points d’amélioration.

• Proposer des méthodes et des outils permettant de gagner en efficacité.

• Participer à la fiabilisation et à l’harmonisation des processus.

• Capitaliser sur les retours d’expérience.

Spécificités

• Gestion des surveillants (recrutement, mise à jour des listes, envoi du Framadate, application des règles Rh…)

• Référent Wellness

• Collecter les notes et crédits pour les cours hors académiques du périmètre (exemple : échange académique, expérience professionnelle, engagement associatif…)

• Attestation & Diplomation

o   Assurer le traitement des demandes spécifiques et/ou les rendre accessibles aux assistants.

o   Assurer le suivi à partir de l’édition jusqu’à la mise à disposition des diplômes de tous les programmes